Văn hóa báo cáo trong môi trường doanh nghiệp là cách các nhân sự có thể báo cáo đầy đủ, ngay lập các vấn đề quản lý vận hành, mà không lo bị trừng phạt, cho dù nguyên nhân là khách quan hay chủ quan.
“Văn hóa báo cáo là Gốc rễ của văn hóa doanh nghiệp” – theo GS. Phan Văn Trường (chuyên gia đàm phán quốc tế, cố vấn của Chính phủ Pháp về thương mại Quốc tế, Huân chương Bắc Đẩu Bội Tinh).
Để xây dựng Văn hóa doanh nghiệp hiệu quả, minh bạch, mọi báo cáo đều phải được tôn trọng, được xem xét và xử lý nghiêm túc. Danh tính người báo cáo sẽ được bảo mật (nếu cần).
Văn hóa báo cáo là gì?
Theo cách làm việc lối mòn quan liêu của doanh nghiệp Việt, Văn hóa báo cáo thường không được chú tâm, lãnh đạo và nhân viên không hiểu được sự cần thiết của văn hóa này. Ngược lại, ở các nền kinh tế phát triển, các doanh nghiệp luôn coi việc báo cáo như một yếu tố trọng yếu, vô cùng cần thiết.
- Báo cáo giúp tạo hệ thống thông tin công việc, đo lường tiến độ, phát hiện sự cố, rủi ro, tạo quan hệ tập thể, cộng đồng.
- Báo cáo tránh lặp lại những lỗi lầm bằng cách hiểu rõ nguyên nhân, dấu hiệu và kết quả của một loạt hành động sai lầm. Qua đó tìm lời giải cho mỗi vấn đề, tăng cường sự sáng tạo của mỗi nhân viên.
- Báo cáo là cách truyền thông duy nhất hội tụ đủ 5 yếu tố: nhanh, cô đọng, chính xác, đầy đủ và có phối hợp hệ thống bằng văn bản. Nó bắt buộc mọi người phải phát biểu, làm lộ diện những nhân sự không có động lực, không đủ khả năng. Tạo môi trường kinh doanh, làm việc lành mạnh, an toàn.
- Văn hóa báo cáo tạo nên sự bình đẳng (kể cả lãnh đạo), dồn nhân sự vào trách nhiệm, tạo sự khẩn cấp phải xử lý, giải quyết các vấn đề khúc mắc, hành động tập thể. Báo cáo bắt “lãnh đạo phải quản trị, cấp dưới phải quản lý”.
- Văn hóa báo cáo không chỉ là một phần quan trọng của quản lý và ra quyết định, mà còn thể hiện triết lý kinh doanh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, tổ chức trong thời đại số hóa, hội nhập kinh tế quốc tế, bài trừ quan liêu thiếu hiệu quả.
Việc thu thập phân tích và báo cáo đã trở thành yếu tố quyết định đối với sự thành công của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên việc xây dựng Văn hóa báo cáo hiệu quả là thách thức không hề nhỏ, yêu cầu kết hợp giữa quy trình tiến bộ và con người cầu tiến để cùng nhau, tạo ra một môi trường mà mọi người có thể dễ dàng tiếp cận thông tin và sử dụng để đưa ra quyết định đúng đắn cho tổ chức.
Văn hóa báo cáo tạo ra sự khác biệt
Văn hóa báo cáo khác với việc báo cáo thông thường. Tức là không phải chỉ báo cáo những mặt tốt, mang tính tự quảng cáo bản thân, báo cáo cho chỉ lãnh đạo của mình.
Văn hóa báo cáo là công khai mọi sai phạm, lỗi lầm của bất kỳ nhân sự hay lãnh đạo nào, mà người báo cáo không chịu kỷ luật hay trừng phạt. Tất cả mọi người đều nắm bắt được vụ việc, vấn đề để cùng tham gia giải quyết, cũng như biết hướng giải quyết của công ty, tổ chức.
Ví dụ: 3 nhân viên cùng tham gia một buổi tiếp xúc khách hàng. Báo cáo thông thường chỉ cần 1 người đại diện, báo cáo cho quản lý hay giám đốc công ty. Nhưng Văn hóa báo cáo yêu cầu cả 3 nhân viên phải cùng báo cáo. Bởi vì góc nhìn của mỗi người là khác nhau.Có thể nhân viên A báo cáo rằng cuộc họp tốt đẹp, khách hàng hài lòng.
Nhưng nhân viên B và C lại cho rằng đối tác có nhiều vấn đề, thái độ không đồng tình nhưng họ chưa nói thẳng trong cuộc họp. Rõ ràng nếu để cả 3 nhân viên tự do báo cáo, cái nhìn tổng quan về cùng 1 sự việc sẽ thay đổi hoàn toàn. Người quản lý lúc này sẽ có góc nhìn đa chiều hơn và tìm hiểu xem điều gì trong sản phẩm, dịch vụ của công ty khiến khách hàng có thái độ chưa hài lòng. Điều này sẽ giúp công ty phát triển và tiến bộ.
Văn hóa báo cáo: nền móng của Văn hóa an toàn doanh nghiệp
Báo cáo hiệu quả, tránh sai lệch, phù phiếm, chống đối lấy lệ, sẽ giúp xây dựng nguồn cơ sở thông tin liên tục, được bổ sung thường xuyên từ mọi nhân viên, cán bộ (bất kể thứ bậc, nhiệm vụ, bộ phận) trong tổ chức. Việc xử lý và bảo vệ nguồn thông tin an toàn là rất quan trọng nhằm đảm bảo tính liên tục, chính xác, uy tín.
Văn hóa báo cáo sẽ tạo lên nguồn cung cấp thông tin liên quan đến từng con người, từng yếu tố kỹ thuật, cơ cấu tổ chức, môi trường khai thác, … những nhân tố sẽ quyết định an toàn của cả hệ thống. Báo cáo liên tục giúp nhận diện và quản lý rủi ro nhanh chóng, hiệu quả đưa ra quyết định kịp thời, giúp giám sát, phân tích và điều tra tai nạn, sự cố an toàn.
Hơn nữa, đây là một phương tiện quan trọng giúp cải tiến hệ thống quản lý, là một trong những thành tố quyết định, để đánh giá tính tích cực và sự hiệu quả của Văn hóa an toàn trong công ty, tổ chức.
Mối liên hệ chặt chẽ giữa các thành tố an toàn
Theo IATA (Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế), 5 thành tố của Văn hóa an toàn bao gồm: Văn hóa chính trực, Văn hóa thông tin, Văn hóa học hỏi, Văn hóa thích ứng linh hoạt và Văn hóa báo cáo.
- Bắt đầu với Văn hóa chính trực: Văn hóa báo cáo chỉ đạt hiệu quả khi công ty, tổ chức thực hiện chính trực, minh bạch. Báo cáo có hiệu quả hay không phụ thuộc vào cách ứng xử của ban lãnh đạo, đồng nghiệp với việc mắc lỗi và kỷ luật.
Nhân viên sẽ từ chối tự nguyện báo cáo, “nhắm mắt bỏ qua” nếu đồng nghiệp của họ luôn bị kỷ luật nặng nề khi báo cáo trung thực các lỗi sơ suất trong vận hành, thậm chí là lỗi hệ thống vốn nằm ngoài kiểm soát của cá nhân.
Tuy nhiên, những lỗi do cố ý, gây ra bởi hành vi cẩu thả hay phá hoại thì vẫn phải bị trừng phạt nghiêm khắc, phải bồi thường, bị kiện hoặc buộc thôi việc. Văn hóa chính trực có bộ nguyên tắc hành vi ghi rõ ranh giới những hành động chấp nhận được và không chấp nhận được. Các báo cáo công khai, trung thực là đặc biệt cần thiết để quản lý an toàn, dự báo các mối nguy hiểm rủi ro hoặc điều tra một sự cố an toàn, tai nạn lao động, giúp công ty kịp thời khắc phục, giảm thiểu thiệt hại, uy tín kinh doanh.
Các báo cáo của nhân viên cần được đánh giá một cách nghiêm túc, công tâm không thiên vị dưới góc độ hệ thống, thay vì xem xét theo quan điểm cá nhân.
- Văn hóa thông tin: Các dữ liệu và thông tin về an toàn được thu thập từ các báo cáo nhằm duy trì và cải thiện hệ thống vận hành an toàn. Hiểu cách khác, văn hóa báo cáo lớn mạnh cùng văn hóa thông tin. Thông qua việc báo cáo thường xuyên, các nhân sự được cung cấp thêm kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, hiểu biết về nhận diện rủi ro, nguy hiểm và áp dụng kịp thời những thay đổi cần thiết, đảm bảo an toàn khai thác.
- Thứ 3 là Văn hóa học hỏi: Nhờ tiếp cận các thông tin hữu ích từ những báo cáo kịp thời và chính xác, sẽ giúp hình thành tư duy học hỏi, rút kinh nghiệm từ sai lầm của người khác và của chính mình. Điều này cũng có lợi cho các cuộc tập huấn, đào tạo cho nhân sự công ty.
- Khả năng thích ứng linh hoạt: Môi trường khai thác luôn thay đổi bởi sự đi lên của công nghệ, thay thế dây chuyền sản xuất, cũng như thị trường kinh doanh biến động. Việc thu thập, phân tích, xử lý thông tin, báo cáo kịp thời, liên tục giúp ban lãnh đạo, nhà quản lý cho ra quyết định phù hợp với yêu cầu thực tế, giúp công ty, tổ chức vượt qua khó khăn, vững mạnh phát triển.
Biểu hiện của xây dựng Văn hóa báo cáo thành công
- Nhân viên luôn tin tưởng ban lãnh đạo, trưởng bộ phận, được huấn luyện đầy đủ về nhận diện các mối nguy hiểm và quản lý rủi ro, tiếp cận hệ thống quản lý an toàn chất lượng.
- Văn hóa báo cáo minh bạch, công tâm, không chịu trừng phạt, báo cáo ẩn danh được đẩy mạnh, người báo cáo được giữ bảo mật danh tính, luôn nhận được phản hồi tích cực và khích lệ, không có sự đố kỵ, ganh ghét giữa nhân sự báo cáo và nhân sự bị báo cáo. Khen thưởng các báo cáo kịp thời, chính xác.
- Xây dựng quy trình báo cáo và xử lý báo cáo đơn giản, nhanh gọn, dễ tiếp cận.
Trên đây là 3 biểu hiện của Văn hóa báo cáo tích cực. Có thể nói, trách nhiệm báo cáo an toàn thuộc về mọi cán bộ nhân viên, tại tất cả các lĩnh vực, cấp bậc của công ty, tổ chức.
Ban lãnh đạo, các cấp quản lý cần tạo niềm tin và khuyến khích đội ngũ nhân sự tích cực báo cáo, phát hiện về các nguy cơ, sự cố nguy hiểm gây an toàn. Cũng như Văn hóa an toàn, xây dựng Văn hóa báo cáo đòi hỏi quá trình lâu dài, sự kiên trì và quyết tâm của cả tổ chức để thay đổi quan niệm, nhận thức và xây dựng niềm tin, trách nhiệm cho mỗi cá nhân.
Xây dựng Văn hóa báo cáo: Hưng Việt Consulting đồng hành cùng Vietnam Airlines
Trong ngày 11/10/2024 tại Flamingo Đại Lải Resort, Vĩnh Phúc, TCT Hàng không Việt Nam (Vietnam Airlines) đã tổ chức “Hội Thảo Văn Hóa Báo Cáo An Toàn” với sự tham dự của các lãnh đạo cấp cao trong ngành hàng không. Sự kiện một lần nữa tăng cường nhận thức và quản lý các rủi ro an toàn trong hoạt động khai thác bay.
Nội dung hội thảo tập trung vào các nội dung quan trọng như quản lý rủi ro trong công tác bảo dưỡng tàu bay, kiểm soát vật thể lạ trên đường băng, phòng chống cháy nổ, quản lý an toàn kỹ thuật, cũng như khai thác đường bay mới. Nhấn mạnh tầm quan trọng của sự minh bạch và tinh thần trách nhiệm trong việc báo cáo các vấn đề an toàn.
“Hội Thảo Văn Hóa Báo Cáo An Toàn 2024” không chỉ khẳng định Vietnam Airlines tiếp tục duy trì các cam kết đảm bảo an toàn bay, tăng cường hợp tác giữa các bên trong ngành, hướng tới một môi trường an toàn bền vững. Đây cũng là sự kiện quan trọng đánh dấu hơn 6 năm đồng hành của Hưng Việt Consulting trong công tác nâng cao Văn hóa An toàn “Safety First – hướng đến mục tiêu tiệm cận mức 5.0 vào năm 2025” của Vietnam Airlines.
Trong suốt 1 thập kỷ qua, hệ thống báo cáo an toàn của Vietnam Airlines và các công ty thành viên liên tục hoàn thiện từ quy trình, phương thức báo cáo. Bộ Quy chế ứng xử được xây dựng đối với việc tự nguyện báo cáo các lỗi kỹ thuật, sai sót vận hành.
Số lượng báo cáo tự nguyện tăng đều đặn liên tục, từ con số 93 năm 2014, đến 613 báo cáo chỉ sau 3 năm (năm 2017). Công tác đánh giá và xử lý báo cáo an toàn cũng đạt được tiến bộ đáng kể, bao gồm ban hành các báo cáo điều tra sai lỗi bảo dưỡng, thông báo an toàn chất lượng, sửa đổi quy trình nội bộ và nhận diện mối nguy.
Hưng Việt Consulting đồng hành cùng Vietnam Airlines xây dựng Văn hóa an toàn đạt mức chủ động (4.0) vào năm 2020 và định hướng tiến tới mức Tiên tiến (5.0) năm 2025. Văn hóa báo cáo của hãng hàng không quốc gia sẽ đạt mốc 5.000 báo cáo tự nguyện trong năm 2025.
Quý khách hàng, đối tác có nhu cầu tư vấn kinh doanh, hợp tác đầu tư. Xin vui lòng liên hệ với:
- Tên giao dịch quốc tế: HUNGVIET TECHNOLOGY & INVESTMENT TRADING JOINT STOCK COMPANY.
- Mã số thuế: 0101620786, cấp ngày 21/03/2005.
- ĐKKD: Nhà A14, khu công đoàn Võng Thị, Phường Bưởi, Quận Tây Hồ, Hà Nội.
- VPGD: Tầng 7 Tòa Nhà Mitec, lô E2 khu đô thị mới Cầu Giấy, Phường Yên Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
English