Ma trận RACI là “ngôi sao sáng” trong các hoạt động quản lý dự án, quản trị doanh nghiệp. Khi mà cách vận hành truyền thống đôi lúc khiến nhân sự chưa hiểu rõ được vai trò nhiệm vụ, dẫn đến đổ lỗi, đùn đẩy trách nhiệm.
Áp dụng ma trận RACI sẽ là phương pháp tuyệt vời hỗ trợ quản lý công việc và nhân sự một cách hiệu quả. Hiểu đơn giản: RACI sẽ gán trách nhiệm cho từng gói công việc hoặc hoạt động, kết nối các thành viên trong nhóm dự án, mang lại hiệu quả và thành công.
Định nghĩa RACI – 1 loại Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility assignment matrix – RAM)
Không phải là “bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên“ trong máy tính, RAM ở đây là viết tắt của “Responsibility assignment matrix“.
Nó hiển thị các nguồn lực dự án, được gán cho từng công việc, hoạt động. Ma trận gán trách nhiệm sẽ minh họa tất cả các kết nối giữa các công việc hoặc nhóm hoạt động của các thành viên trong nhóm triển khai dự án. Ma trận RACI là một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM).
RAM có thể áp dụng được cho nhiều quy mô của dự án, dưới nhiều levels (cấp độ) khác nhau.
Khi có RAM, người quản lý, ban lãnh đạo có thể xác định nhanh chóng và dễ dàng quyền hạn và trách nhiệm của từng nhóm, từng nhân sự trong dự án chung. Cũng như số lượng các đầu việc và tiến độ thực hiện chúng một cách rành mạch, logic.
Khi có RAM, người quản lý cấp cao đảm bảo rằng: luôn có 1 cá nhân sẽ chịu trách nhiệm giải trình cho bất kỳ một nhiệm vụ, công đoạn đang gặp vướng mắc nào. Từ đó giải quyết nhanh chóng, đảm bảo tiến độ và kết quả của dự án đang triển khai. Tránh được tình trạng đùn đẩy, đổ lỗi, “cha chung không ai khóc”.
Ma trận RACI (RACI matrix) với 4 trụ cột quan trọng
Ma trận RACI là một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM). RACI là viết tắt của 4 chữ cái:
R – Responsible: trách nhiệm thực thi
Chỉ cá nhân hay nhóm có vai trò thực hiện gói công việc, hoạt động, chịu trách nhiệm đảm bảo gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành.
Phải luôn có ít nhất 1 người/nhóm thực thi gói công việc/hoạt động thì gói công việc/hoạt động đó mới có kết quả hoàn thành.
A – Accountable: trách nhiệm phê duyệt/giải trình
Người chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch, đánh giá kết quả các công việc trong dự án. Chịu trách nhiệm phân việc, đảm bảo tiến độ. Đây thường là ban lãnh đạo hoặc người quản lý cấp cao.
“A” cũng chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc hoàn thành gói công việc/hoạt động. “A” sẽ là cấp trên của “R”, và chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công hay thất bại của gói công việc/hoạt động đó.
Rõ ràng, nếu một công việc/hoạt động mà không có người chịu trách nhiệm giải trình thì có rủi ro thất bại, lệch mục tiêu là rất lớn. Nếu có từ 2 người trở lên chịu trách nhiệm giải trình cho một gói công việc/hoạt động thì trường hợp đùn đẩy cũng có thể xảy ra nếu không phân định rõ trách nhiệm.
C – Consult: tham vấn
Các cá nhân, tổ chức đóng vai trò tham vấn, “quân sư”, hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc/hoạt động.
“R” sẽ cần “C” đưa ra lời khuyên, hướng dẫn để giải quyết các khúc mắc, khó khăn gặp phải khi thực hiện công việc.
I – Inform: thông báo
Đây là các cá nhân, tổ chức không trực tiếp tham gia vào quá trình triển khai dự án. Nhưng họ lại cần được cung cấp thông tin về các công việc/hoạt động.
Họ cần xử lý các thay đổi liên quan đến tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, … Cụ thể, “I” có thể là lãnh đạo cấp cao, cần biết các thay đổi về chi phí, pháp lý. Hoặc “I” có thể là phòng marketing, truyền thông để quảng cáo, tiếp thị cho khách hàng.
Quy trình Quản lý dự án theo ma trận RACI
Cũng với 4 chữ cái, triển khai RACI cũng đi kèm 4 bước:
Bước 1: Lên danh sách các công việc, hoạt động của dự án
Lên list tất cả các nhiệm vụ, công việc liên quan đến quá trình triển khai của dự án, không quên sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên trước/sau.
Đưa tất cả nhiệm vụ vào các cột của bảng ma trận. Đơn giản hóa và thống nhất chung tên gọi của mỗi đầu việc, phổ biến cho các thành viên thực thi.
Bước 2: Xác định các thành viên sẽ tham gia
Thành viên của một dự án bao gồm giám đốc, quản lý, nhân viên xếp theo nhóm và các bên liên quan, tham vấn. Phổ biến giới thiệu tên, chức vụ, quyền hạn, vai trò, cũng như contact liên lạc cho tất cả các bên.
Bước 3: Gán trách nhiệm theo RACI
Dựa theo định nghĩa 4 nhóm: “R”, “A”, “C”, “I” mà chỉ định từng vai trò, trách nhiệm cho mỗi nhân sự/nhóm nhân sự. Đảm bảo mọi nhiệm vụ phải có ít nhất một người chịu trách nhiệm.
Thống nhất, “chốt” với người quản lý cấp cao nhất, cũng như nhận được sự đồng thuận của cả người giao lẫn người nhận nhiệm vụ.
Bước 4: Rà soát tính hợp lý của ma trận và thống nhất triển khai
Sau khi hoàn thành bảng ma trận, tổ chức cuộc họp với tất cả các bên để chia sẻ và thảo luận về dự án. Giải thích cặn kẽ, giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ được đầu việc mình và người khác sẽ đảm nhiệm, hạn chế xung đột.
Đồng thời, lắng nghe ý kiến của mọi người để sửa chữa, thay đổi nếu có.
Tính ứng dụng của ma trận RACI
Như vậy, có thể thấy RACI là một công cụ hữu ích cho việc chia nhỏ công việc, làm rõ trách nhiệm, giao việc cụ thể cho từng thành viên.
Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc và thật sáng suốt khi áp dụng nó, bởi không phải mô hình lý thuyết nào cũng phù hợp trong mọi trường hợp, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực xây dựng nó mà không thể ứng dụng.
Việc ứng dụng RACI phụ thuộc chủ yếu và quy mô của từng dự án và cơ cấu công ty, cụ thể là:
- Dự án quy mô lớn, có sự phân phối công việc rõ ràng,
- Có sự tham gia của nhiều bên liên quan với vai trò khác nhau,
- Công ty có nhiều phòng ban chuyên trách, được quản lý chặt chẽ,
- Dự án nhỏ, đơn bộ phận, Agile linh hoạt, kiêm nhiệm nhiều sẽ không phù hợp với RACI.
Quy tắc rà soát thực hiện ma trận RACI
- Khi áp dụng ma trận RACI, mỗi nhiệm vụ nên có một bên chịu trách nhiệm – cụ thể là một người, để đảm bảo việc ra quyết định rõ ràng.
- Mỗi thành viên trong nhóm phải có một vai trò trong mỗi nhiệm vụ, ngay cả khi nhiệm vụ đó là nhận thông báo.
- Rà soát ma trận để kiểm tra xem có quá nhiều “R” được giao cho 1 người hay ko?
- Nếu nhân sự thiếu hoặc giảm đột ngột (do lý do cá nhân), cần cân nhắc xem 1 bên có thể tham gia vào nhiều hoạt động không? Đồng thời đảm bảo xem các bên có đồng ý với vai trò trách nhiệm như vậy hay không.
Hưng Việt Consulting mong rằng những thông tin về ma trận RACI sẽ giúp các nhà quản lý sáng suốt lựa chọn giải pháp quản lý dự án phù hợp. Qua đó, giúp nhân sự dễ dàng sáng tạo, làm việc hiệu quả, công ty phát triển mạnh mẽ.
Quý khách hàng, đối tác có nhu cầu tư vấn kinh doanh, hợp tác đầu tư. Xin vui lòng liên hệ với:
- Tên giao dịch quốc tế: HUNGVIET TECHNOLOGY & INVESTMENT TRADING JOINT STOCK COMPANY.
- Mã số thuế: 0101620786, cấp ngày 21/03/2005.
- ĐKKD: Nhà A14, khu công đoàn Võng Thị, Phường Bưởi, Quận Tây Hồ, Hà Nội.
- VPGD: Tầng 7 Tòa Nhà Mitec, lô E2 khu đô thị mới Cầu Giấy, Phường Yên Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
English